Apostille là gì là câu hỏi thường gặp khi cá nhân, doanh nghiệp cần sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài hoặc chuẩn bị hồ sơ du học, định cư, lao động, kết hôn, đầu tư. Apostille Certificate là chứng nhận được sử dụng theo Công ước Apostille 1961, nhằm đơn giản hóa việc xác nhận giấy tờ giữa các quốc gia thành viên. Bài viết dưới đây được đội ngũ Dịch Thuật AHA biên soạn nhằm giúp khách hàng hiểu đúng khái niệm Apostille, điểm khác với hợp pháp hóa lãnh sự và những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ quốc tế.

Apostille là gì?

Apostille là chứng nhận dùng để xác nhận nguồn gốc của một giấy tờ công theo Công ước Apostille 1961. Chứng nhận này xác nhận các yếu tố như chữ ký, tư cách của người ký, con dấu hoặc dấu đóng trên tài liệu.

Nói dễ hiểu, Apostille không xác nhận nội dung trong giấy tờ là đúng hay sai. Apostille chỉ xác nhận hình thức pháp lý của giấy tờ công để tài liệu đó có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên khác của Công ước.

Ví dụ, một người có thể cần Apostille cho giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy ủy quyền hoặc giấy phép kinh doanh khi sử dụng ở nước ngoài.

Apostille Certificate là gì?

Apostille Certificate là giấy chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được cấp phát hành. Chứng nhận này có thể được đóng trực tiếp lên tài liệu, đính kèm thành phụ lục hoặc cấp dưới dạng điện tử tại một số quốc gia.

Khi người dùng hỏi Apostille Certificate là gì, có thể hiểu đây là chứng nhận xác thực nguồn gốc giấy tờ công theo mẫu thống nhất của Công ước Apostille. Mẫu chứng nhận thường thể hiện quốc gia cấp, người ký tài liệu, chức danh, con dấu, nơi cấp, ngày cấp và số chứng nhận.

Điểm quan trọng là Apostille Certificate không phải bản dịch. Nếu giấy tờ được lập bằng ngôn ngữ khác với ngôn ngữ của nước tiếp nhận, người nộp hồ sơ vẫn có thể cần bản dịch công chứng hoặc bản dịch theo yêu cầu riêng.

Apostille dùng để làm gì?

Apostille được dùng để giúp giấy tờ công được công nhận về mặt hình thức khi sử dụng giữa các quốc gia thành viên Công ước Apostille. Nhờ đó, người dùng có thể giảm bớt một số bước xác nhận lãnh sự truyền thống.

Apostille thường được sử dụng trong các hồ sơ quốc tế như:

• Du học: bằng cấp, bảng điểm, giấy xác nhận học tập.
• Định cư: giấy khai sinh, lý lịch tư pháp, giấy đăng ký kết hôn.
• Kết hôn với người nước ngoài: giấy xác nhận độc thân, giấy khai sinh, giấy ly hôn.
• Lao động quốc tế: bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm.
• Doanh nghiệp, đầu tư: giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty, giấy ủy quyền, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải mọi quốc gia đều áp dụng Apostille. Người làm hồ sơ cần kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia tiếp nhận có cùng tham gia Công ước Apostille hay không.

Apostille khác gì hợp pháp hóa lãnh sự?

Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự đều liên quan đến việc xác nhận giấy tờ để sử dụng ở nước ngoài. Tuy nhiên, hai thủ tục này không giống nhau.

Có thể hiểu đơn giản: Apostille là cơ chế rút gọn dành cho các quốc gia thành viên Công ước. Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình truyền thống khi giấy tờ không thuộc phạm vi Apostille hoặc quốc gia liên quan không áp dụng Công ước.

Những giấy tờ thường cần Apostille

Tùy từng quốc gia và cơ quan tiếp nhận, các giấy tờ thường cần Apostille gồm giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy xác nhận độc thân, giấy ủy quyền, giấy phép kinh doanh, văn bản công chứng và tài liệu pháp lý doanh nghiệp.

Với mỗi loại giấy tờ, yêu cầu có thể khác nhau. Có nơi yêu cầu Apostille trên bản gốc. Có nơi chấp nhận Apostille trên bản sao công chứng. Một số hồ sơ còn yêu cầu bản dịch sau khi tài liệu đã được Apostille.

Vì vậy, trước khi thực hiện, khách hàng nên kiểm tra checklist từ cơ quan tiếp nhận. Không nên áp dụng kinh nghiệm của hồ sơ khác cho hồ sơ hiện tại.

Apostille có thay thế bản dịch không?

Apostille không thay thế bản dịch. Đây là nhầm lẫn rất phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ quốc tế.

Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc hình thức của giấy tờ công. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu hồ sơ bằng ngôn ngữ khác, người nộp vẫn cần dịch thuật tài liệu.

Ví dụ, một giấy khai sinh đã có Apostille nhưng được lập bằng tiếng Việt. Nếu nộp cho cơ quan yêu cầu tiếng Anh, khách hàng có thể vẫn cần bản dịch tiếng Anh. Bản dịch này có thể cần công chứng, chứng thực hoặc thực hiện theo mẫu riêng của cơ quan tiếp nhận.

Dịch Thuật AHA hỗ trợ gì với hồ sơ Apostille?

Dịch Thuật AHA hỗ trợ khách hàng xử lý tài liệu liên quan đến Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng hồ sơ quốc tế. Với kinh nghiệm từ năm 2015, AHA hiểu rằng mỗi bộ hồ sơ có mục đích sử dụng khác nhau và cần cách xử lý phù hợp.

AHA có thể hỗ trợ dịch thuật công chứng giấy tờ cá nhân, hồ sơ học tập, hồ sơ doanh nghiệp, tài liệu đầu tư, văn bản ủy quyền, bằng cấp, lý lịch tư pháp và nhiều loại tài liệu khác. Đội ngũ AHA hỗ trợ hơn 50 hệ thống ngôn ngữ, phù hợp với khách hàng có hồ sơ sử dụng tại nhiều quốc gia.

Trước khi dịch, khách hàng có thể gửi bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét để AHA kiểm tra loại tài liệu, ngôn ngữ cần dịch và mục đích sử dụng.

Kết luận

Apostille là gì? Đây là chứng nhận dùng để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công theo Công ước Apostille 1961. Apostille Certificate giúp giấy tờ công được công nhận về mặt hình thức giữa các quốc gia thành viên Công ước, nếu đủ điều kiện áp dụng.

Apostille khác với hợp pháp hóa lãnh sự ở phạm vi áp dụng và quy trình thực hiện. Dù đã có Apostille, giấy tờ vẫn có thể cần bản dịch công chứng nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

Nếu khách hàng cần dịch thuật công chứng giấy tờ đã có Apostille hoặc cần chuẩn bị hồ sơ quốc tế, Dịch Thuật AHA có thể hỗ trợ kiểm tra tài liệu, tư vấn hình thức dịch phù hợp và bàn giao bản dịch theo đúng mục đích sử dụng.