Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ được sử dụng khi các bên đã hoàn thành hoặc chấm dứt việc thực hiện hợp đồng và cần xác nhận lại quyền, nghĩa vụ, công nợ cũng như trách nhiệm còn lại. Việc lập biên bản rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp và tạo căn cứ lưu hồ sơ kế toán, pháp lý. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách lập mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ đầy đủ và dễ áp dụng.

Xem thêm: Mẫu Giấy Ủy Quyền Chuẩn Pháp Lý Mới Nhất & Hướng Dẫn Soạn Thảo

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ là văn bản được lập giữa bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ nhằm xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng tại thời điểm kết thúc.

Trong biên bản, các bên thường xác nhận những nội dung như khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng dịch vụ, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán, nghĩa vụ còn tồn tại và thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Về bản chất, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giúp các bên ghi nhận bằng văn bản việc hợp đồng đã được thực hiện xong hoặc được chấm dứt theo thỏa thuận.

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ để xem bố cục và các nội dung thường được sử dụng trong thực tế.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ?

Không phải mọi hợp đồng dịch vụ đều bắt buộc phải lập biên bản thanh lý riêng. Tuy nhiên, việc lập biên bản rất cần thiết trong nhiều trường hợp.

Thông thường, biên bản được lập sau khi bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành toàn bộ công việc theo thỏa thuận và bên sử dụng dịch vụ đã nghiệm thu kết quả.

Ngoài ra, các bên có thể lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khi hợp đồng hết thời hạn, khi hai bên thống nhất chấm dứt trước hạn hoặc khi phát sinh căn cứ chấm dứt hợp đồng theo nội dung đã thỏa thuận.

Đối với doanh nghiệp, biên bản thanh lý còn có ý nghĩa trong việc hoàn thiện hồ sơ giao dịch, đối chiếu công nợ và lưu chứng từ phục vụ công tác kế toán.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ gồm những nội dung gì?

Một mẫu biên bản đầy đủ nên thể hiện rõ thông tin của các bên và tình trạng thực hiện hợp đồng.

Thông tin về hợp đồng cần thanh lý

Biên bản cần ghi rõ số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, tên hợp đồng và nội dung dịch vụ đã thỏa thuận.

Ví dụ:

“Hai bên thống nhất tiến hành thanh lý Hợp đồng dịch vụ số 05/2026/HĐDV ký ngày 15/03/2026.”

Việc dẫn chiếu chính xác hợp đồng giúp xác định rõ giao dịch đang được thanh lý.

Thông tin của các bên

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cần ghi đầy đủ thông tin bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ.

Đối với doanh nghiệp, thông tin thường bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện và chức vụ.

Đối với cá nhân, có thể ghi họ tên, số căn cước công dân, địa chỉ và các thông tin cần thiết khác.

Kết quả thực hiện hợp đồng

Các bên cần xác nhận cụ thể công việc đã thực hiện.

Nếu dịch vụ đã hoàn thành đầy đủ, có thể ghi rằng bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành toàn bộ nội dung theo hợp đồng và bên sử dụng dịch vụ đã kiểm tra, nghiệm thu.

Nếu chỉ hoàn thành một phần, biên bản cần xác định rõ phần công việc đã thực hiện và phần chưa thực hiện.

Giá trị hợp đồng và thanh toán

Đây là nội dung rất quan trọng trong mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ.

Biên bản nên ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán và thời hạn hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.

Nếu hai bên đã thanh toán đầy đủ thì nên thể hiện rõ rằng không còn công nợ liên quan đến hợp đồng.

Trong trường hợp vẫn còn công nợ, cần quy định cụ thể trách nhiệm và thời hạn thanh toán.

Quyền và nghĩa vụ còn lại

Thanh lý hợp đồng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc tất cả nghĩa vụ chấm dứt ngay lập tức.

Ví dụ, nghĩa vụ bảo hành, bảo mật thông tin, bồi thường thiệt hại hoặc thanh toán công nợ có thể vẫn tiếp tục được thực hiện sau khi biên bản thanh lý được ký.

Vì vậy, các bên nên xác định rõ những nghĩa vụ nào đã hoàn thành và nghĩa vụ nào tiếp tục có hiệu lực.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ không?

Pháp luật dân sự không quy định mọi hợp đồng dịch vụ sau khi hoàn thành đều bắt buộc phải có biên bản thanh lý riêng.

Trong nhiều trường hợp, hợp đồng có thể chấm dứt khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc lập mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vẫn rất hữu ích, đặc biệt đối với giao dịch giữa các doanh nghiệp.

Biên bản giúp xác định rõ thời điểm hoàn thành công việc, tình trạng thanh toán và trách nhiệm của từng bên, từ đó hạn chế tranh chấp phát sinh sau này.

Biên bản thanh lý và biên bản nghiệm thu có giống nhau không?

Hai loại văn bản này có mục đích khác nhau.

Biên bản nghiệm thu chủ yếu xác nhận chất lượng, số lượng hoặc kết quả công việc mà bên cung cấp dịch vụ đã thực hiện.

Trong khi đó, biên bản thanh lý có phạm vi rộng hơn. Ngoài việc ghi nhận kết quả thực hiện công việc, biên bản còn có thể xác nhận thanh toán, công nợ và việc chấm dứt quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng.

Do đó, trong một giao dịch dịch vụ, doanh nghiệp có thể đồng thời sử dụng biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ.

Một số lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Trước khi ký biên bản, các bên nên đối chiếu lại nội dung của hợp đồng gốc.

Số hợp đồng, giá trị dịch vụ, khối lượng công việc và thời gian thực hiện phải được ghi thống nhất với hồ sơ giao dịch.

Các khoản công nợ cần được xác nhận bằng con số cụ thể. Không nên chỉ ghi chung chung rằng “hai bên tự đối chiếu công nợ” nếu trên thực tế vẫn còn khoản tiền chưa thanh toán.

Nếu còn nghĩa vụ bảo hành hoặc nghĩa vụ phát sinh sau thời điểm thanh lý, nội dung này cũng nên được ghi rõ.

Người ký mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cần đúng thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có cần đóng dấu không?

Việc đóng dấu cần căn cứ vào quy định nội bộ và thỏa thuận của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp, giá trị của văn bản không chỉ phụ thuộc vào việc có đóng dấu hay không mà còn cần xem xét người ký có đúng thẩm quyền, nội dung thỏa thuận có hợp pháp và các bên có thực sự thống nhất hay không.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy định sử dụng con dấu đối với loại văn bản này thì nên thực hiện theo quy chế nội bộ để bảo đảm tính thống nhất của hồ sơ.

Có thể tự soạn mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ không?

Có.

Các bên hoàn toàn có thể tự xây dựng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ phù hợp với giao dịch của mình.

Điều quan trọng là nội dung phải phản ánh chính xác tình trạng thực hiện hợp đồng, công nợ và quyền, nghĩa vụ còn lại.

Không nên sao chép nguyên một mẫu trên mạng nếu nội dung không phù hợp với hợp đồng thực tế.

Đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc có nhiều nghĩa vụ phức tạp, nên kiểm tra kỹ toàn bộ điều khoản trước khi ký biên bản thanh lý.

Kết luận

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ là văn bản hữu ích để xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng giữa các bên. Biên bản nên ghi rõ căn cứ hợp đồng, kết quả thực hiện dịch vụ, giá trị thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ còn tồn tại.

Mặc dù không phải mọi trường hợp đều bắt buộc lập biên bản thanh lý, doanh nghiệp vẫn nên sử dụng văn bản này đối với những giao dịch có giá trị đáng kể hoặc cần hoàn thiện hồ sơ kế toán, pháp lý.

FAQ về mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có bắt buộc không?

Không phải mọi hợp đồng dịch vụ đều bắt buộc phải lập biên bản thanh lý riêng. Tuy nhiên, lập biên bản giúp các bên xác nhận rõ việc hoàn thành hợp đồng, công nợ và các nghĩa vụ còn lại.

Thanh lý hợp đồng khi chưa thanh toán hết được không?

Có thể. Các bên có thể ký biên bản thanh lý nhưng cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ.

Biên bản nghiệm thu có thay thế biên bản thanh lý không?

Không hoàn toàn. Biên bản nghiệm thu chủ yếu xác nhận kết quả công việc, còn biên bản thanh lý thường xác nhận thêm tình trạng thanh toán, công nợ và việc kết thúc hợp đồng.

Ai ký biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ?

Người ký nên là người đại diện theo pháp luật, người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ của các bên tham gia hợp đồng.