Để đưa hàng hóa nhập khẩu lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam, doanh nghiệp không chỉ hoàn tất thủ tục thông quan hải quan mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý chất lượng sản phẩm. Trong đó, thực hiện công bố hợp quy hàng nhập khẩu là thủ tục bắt buộc áp dụng đối với các loại hàng hóa thuộc danh mục tiềm ẩn nguy cơ gây mất an toàn (hàng hóa Nhóm 2). Việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và tránh rủi ro pháp lý khi kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Finlogistics.

1. Công bố hợp quy hàng nhập khẩu là gì?

Căn cứ theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, chúng ta cần phân biệt rõ khái niệm công bố hợp quy:

Công bố hợp quy hàng nhập khẩu là việc tổ chức, cá nhân nhập khẩu tự công bố với cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành rằng sản phẩm, hàng hóa của mình phù hợp với Quy chuẩn kỹ thuật tương ứng (QCVN) do Bộ quản lý chuyên ngành ban hành.

Để tránh nhầm lẫn, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa 2 khái niệm:

• Chứng nhận hợp quy (Conformity Certification): Là việc Tổ chức chứng nhận hợp quy (được Nhà nước chỉ định) tiến hành lấy mẫu thử nghiệm, đánh giá và cấp Giấy chứng nhận sản phẩm đạt quy chuẩn.
• Công bố hợp quy (Conformity Announcement): Là bước doanh nghiệp đệ trình bộ hồ sơ (bao gồm Giấy chứng nhận hợp quy) lên Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để được xác nhận sản phẩm đủ điều kiện lưu thông trên thị trường.

2. Danh mục hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải làm công bố hợp quy

Mỗi Bộ quản lý chuyên ngành ban hành Danh mục hàng hóa Nhóm 2 phải làm chứng nhận và công bố hợp quy theo các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN):

• Bộ Khoa học và Công nghệ: Thiết bị điện – điện tử gia dụng (tủ lạnh, điều hòa, quạt điện, nồi cơm điện), đồ chơi trẻ em, mũ bảo hiểm, dây cáp điện…
• Bộ Thông tin và Truyền thông: Thiết bị thu phát sóng viễn thông, điện thoại di động, máy tính bảng, thiết bị Wi-Fi, thiết bị công nghệ thông tin…
• Bộ Xây dựng: Vật liệu xây dựng (gạch, đá ốp lát, kính xây dựng, xi măng, sơn, thiết bị vệ sinh…
• Bộ Công Thương: Sản phẩm dệt may, hóa chất, phân bón, máy móc thiết bị yêu cầu an toàn nghiêm ngặt…
• Bộ Giao thông Vận tải: Phụ tùng, lốp xe, kính xe, ô tô, xe máy và phương tiện giao thông…

3. Bộ hồ sơ công bố hợp quy hàng nhập khẩu gồm những gì?

Để nộp hồ sơ công bố hợp quy, doanh nghiệp nhập khẩu cần chuẩn bị các tài liệu pháp lý sau:

• Bản công bố hợp quy: Theo mẫu quy định của Bộ quản lý chuyên ngành.
• Giấy chứng nhận hợp quy (CoC): Bản sao chứng thư được cấp bởi Tổ chức chứng nhận được chỉ định.
• Kết quả thử nghiệm mẫu (Test Report): Do phòng thử nghiệm được công nhận cấp.
• Tài liệu kỹ thuật / Catalog sản phẩm: Bản mô tả đặc tính kỹ thuật, hình ảnh sản phẩm.
• Mẫu nhãn sản phẩm: Nhãn gốc và nhãn phụ tiếng Việt (có thể hiện dấu hợp quy CR).
• Giấy đăng ký kinh doanh: Bản sao của doanh nghiệp nhập khẩu.
• Chứng từ lô hàng: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn (Invoice), Vận đơn (Bill of Lading).

4. Quy trình 4 bước thực hiện công bố hợp quy hàng nhập khẩu

Thủ tục công bố hợp quy cho hàng hóa nhập khẩu được triển khai theo 4 bước tiêu chuẩn:

Bước 1: Thử nghiệm mẫu và nhận Giấy chứng nhận hợp quy

Doanh nghiệp gửi mẫu sản phẩm đến Tổ chức chứng nhận hợp quy được Bộ quản lý chỉ định (như Quatest, Vinacontrol, VietCR, ICT…) để tiến hành thử nghiệm các chỉ tiêu kỹ thuật theo QCVN. Sau khi đạt yêu cầu, trung tâm sẽ cấp Giấy chứng nhận hợp quy.

Bước 2: Lập và hoàn thiện hồ sơ công bố hợp quy

Doanh nghiệp tổng hợp Giấy chứng nhận hợp quy cùng bản công bố, tài liệu kỹ thuật, mẫu nhãn phụ và các chứng từ liên quan thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Bước 3: Nộp hồ sơ lên Cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW) hoặc Cổng dịch vụ công của Sở/Cục chuyên quản (ví dụ: Sở Thông tin & Truyền thông, Cục Viễn thông, Cục Đăng kiểm, Sở Xây dựng…).

Bước 4: Nhận kết quả và dán tem hợp quy (CR)

Trong thời hạn 05 – 07 ngày làm việc, cơ quan quản lý duyệt hồ sơ hợp lệ và phát hành Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy. Doanh nghiệp tiến hành in và dán dấu hợp quy (CR) lên sản phẩm/bao bì trước khi đưa ra bán lẻ trên thị trường.

5. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi công bố hợp quy

• Dán tem hợp quy CR đúng chuẩn: Dấu hợp quy (CR) phải được thể hiện rõ ràng, không thể xé rời hoặc tẩy xóa trên nhãn sản phẩm hoặc bao bì thương phẩm.
• Sự đồng nhất về thông tin: Tên sản phẩm, mã model, ký hiệu chủng loại, nhà sản xuất trên Giấy chứng nhận hợp quy, nhãn sản phẩm và Bản công bố hợp quy phải khớp nhau 100%.
• Theo dõi thời hạn hiệu lực: Giấy chứng nhận hợp quy cấp theo từng lô hàng chỉ có giá trị cho lô đó. Trường hợp chứng nhận theo phương thức đánh giá hệ thống (có hiệu lực 1 – 3 năm), doanh nghiệp cần chú ý thời hạn để gia hạn kịp thời.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về công bố hợp quy hàng nhập khẩu

Câu 1: Phân biệt Chứng nhận hợp quy và Công bố hợp quy khác nhau thế nào?

Chứng nhận hợp quy là công việc kiểm định chất lượng do Trung tâm kiểm định thực hiện. Công bố hợp quy là thủ tục hành chính do doanh nghiệp đăng ký với Cơ quan quản lý nhà nước dựa trên kết quả chứng nhận đó.

Câu 2: Hàng hóa chưa làm công bố hợp quy có được bán ra thị trường không?

Không. Sản phẩm thuộc danh mục bắt buộc nhưng chưa làm công bố hợp quy và chưa dán tem CR bị cấm lưu thông. Doanh nghiệp vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính và tịch thu sản phẩm.

Câu 3: Thời gian làm công bố hợp quy mất bao lâu?

Tổng thời gian từ khâu thử nghiệm mẫu, cấp chứng nhận hợp quy đến khi nhận Giấy tiếp nhận công bố thường kéo dài từ 7 – 15 ngày làm việc tùy thuộc vào loại sản phẩm.

Câu 4: Mức xử phạt nếu không làm công bố hợp quy là bao nhiêu?

Theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP), hành vi không thực hiện công bố hợp quy đối với sản phẩm bắt buộc có thể bị phạt tiền từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, kèm biện pháp khắc phục hậu quả.

Câu 5: Finlogistics có dịch vụ hỗ trợ làm công bố hợp quy trọn gói không?

Có. Finlogistics cung cấp dịch vụ tư vấn tra cứu QCVN, đại diện đưa mẫu thử nghiệm, lập hồ sơ và nộp công bố hợp quy trọn gói nhanh chóng trên Cổng dịch vụ công toàn quốc.

Kết luận

Thực hiện chuẩn xác quy trình công bố hợp quy hàng nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn bảo vệ uy tín thương hiệu và tạo dựng niềm tin vững chắc đối với người tiêu dùng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn chi tiết về thủ tục hợp quy hoặc dịch vụ thông quan hải quan trọn gói, hãy liên hệ ngay với Finlogistics để được hỗ trợ chuyên sâu!

Thông tin liên hệ Finlogistics:

• Website: finlogistics.vn
• Hotline: (+84) 886 865 251 / (+84) 243 68 55555 (nhánh 1)
• Email: info@fingroup.vn